כלים לניהול ידע בארגונים ובארגון שלי!

בפוסט זה אתאר מספר כלים משמעותיים לניהול ידע בארגונים, ולבסוף אסכם את הנושא עם מספר דוגמאות מחיי.

קיום ראיונות עם עוזבים-   ראיונות מסוג זה מאפשרים שימור ידע קיים והעברתו למחליף בתפקיד/לעובד החדש.

דליית מידע לאחר ביצוע פעולה- נעשה ע"י קיבוץ חברי הקבוצה יחד, וסיכום המקרה- מהן נקודות השימור וכן מהן נקודות השיפור, מהי דרך העברת המידע האופטימלית לקבוצות הבאות, ומדוע דברים נעשו כפי שנעשו במצב הנוכחי. דוגמה לכך הינה ממבצעים צבאיים, בהם נדרש לשמר ידע מבצעי ודרכי פעולות למתגייסים הבאים, ולפעילויות מבצעיות נוספות.

מפגשי קפה- זוהי שיטה מאוד נפוצה בתחום ההייטק ובכלל, בה מקבצים יחד מספר משתתפים מקבוצות שונות, ואלו נדרשים למענה על שאלות לצורך ייעול העבודה והעברת ידע הלאה. בנוסף, מפגשים מסוג זה עצמם מולידים שיתוף ידע בין חברי הצוותים השונים.

ויקי ארגוני- עמוד ויקי עם מידע רב ותהליכים שיתופיים של ידע בארגון. העמוד לרוב מתוחזק ע"י עובדים הנדרשים לעדכן את המידע. 

פרקטיקות מיטביות- אלו הם skills מדוייקים ומיטביים לצורך העבודה אותה העובד נדרש לעשות. פרקטיקה טובה תהיה מדוייקת לצורך התפקיד, ותסייע לעובד לבצע את עבודתו בצורה הטובה ביותר. ניתן להוסיף פרקטיקות בעמוד הויקי, כך שהעובד ידע מה הפרקטיקות הנדרשות.

סיוע של חבר צוות- במפגש פורמלי/חברתי. עזרה של עמיתים צריכה להיות במסגרת פורמלית, באופן קבוע, לרוב אחד על אחד. המטרה הינה כי הידע המפוזר בארגון ייאוחד בזמן מפגש זה. 

מקרה מבחן- מקרה מבחן (כמו מקרה שלמדנו - של פארק ההייטק גב ים בנגב) בו מנסים להפיק תובנות בעקבות אירוע שהתרחש. הניתוח מתבצע כך:

-  כתיבת תיאור האירוע ומה שקדם לו.

- סיקור של קטעי עיתונות, שיחות, גרפים.

סיפור סיפורים- מקרה בו עובדים ניגשים ל"במה" ומספרים את סיפור עבודתם. בחברות גדולות בעלות מספר סניפים, הדבר נהוג ע"י הזמנת עובדים מרחבי העולם לספר על אופי עבודתם בתרבויות השונות.

ניהול בלוגים- פרסום טורי מידע ובלוגים.

לסיכום, כל הכלים הללו קיימים בשוק העבודה ומאפשרים ניהול ידע מיטבי. אגב, בחלקם אף השתמשתי בעבודתי בעבר. לדוגמה, היה נהוג אצלנו להתחיל את היום ב"מפגש קפה" במשרד, בו היינו משתפים אחד את השני בתחומי האחריות לשבוע הקרוב, נעזרים האחד בשני ומייעצים.

בנוסף, השתמשנו בעמוד ויקי בו היה קיים עץ תפקידים, כולל שמות וטייטלים וכן פרטי התקשרות, וכן גם עמודים נפרדים לכל מחלקה עם המידע הדרוש לעובדיה ופורטל הזמנת ארוחת צהריים.

תודה על הקריאה!